Bordrolama İşlemlerinde Dış Kaynak Kullanımı

İnsanlık tarihinin günümüze kadar kat ettiği yolu genel ve tarihsel bir sırayla ilkel toplum, tarım toplumu, sanayi toplumu ve sanayi ötesi toplum yani bilgi toplumu olarak sınıflandırmak mümkündür. Sanayileşme; enerji kullanımı, teknoloji, eğitim ve aile yapısı açısından birçok değişimi beraberinde getirdiği gibi, ayrıca kurumsallaşmanın ve iletişimin de artmasına ve yaygınlaşmasına yol açmıştır. Tek kişilik küçük atölye üretiminden, montaj hattına evrilerek başlayan sanayileşme çabalarından günümüze geldiğimizde; bilişim ve teknolojide yaşanan hızlı gelişmeler dünyayı 4.Sanayi devriminin ayak sesleri ile tanıştırmış ve yeni bir çağın habercisi olmuştur. Standart üretim yöntemlerinden, birbiriyle bütünleşmiş ve esnek bir yapıya dönüşüm sürecine girilmiştir. Günümüzdeki hızlı değişim ve artan küresel rekabet, işletmelerin giderek daha esnek yapılara sahip olmalarını ve sürekli olarak işlerine odaklanarak inovasyonu gerektirmektedir. Geleceğin organizasyonları, bugünkünden çok daha hızlı hareket etmeye olanak veren yapılar üzerinde oluşacaktır.

İşletmelerin, hayatta kalabilmek uğruna rekabet stratejilerini oluşturduğu günümüzde, varlıklarını korurken bir yandan da yarışabilmek için ana faaliyet alanları dışında kalan fonksiyonlarını başka firmalara yaptırmaları kaçınılmaz bir hale gelmiştir. Dış kaynak kullanımı, bir işletmenin sunmayı düşündüğü bir servisi kendi bünyesinde üretmeyip, bu işlemleri alanında uzmanlaşmış olan başka bir firmaya bırakmasıdır. Dış kaynak kullanımı hizmetinin yönetsel amacı, işletmenin bir hizmetinin başka bir firma tarafından paylaşılarak yürütülmesidir. Bu uygulama işletmelere zaman ve maliyetler açısından büyük ölçüde tasarruf sağlayan önemli bir adımdır.

Dış kaynak kullanılacak fonksiyonlar seçilirken; rutin hale gelmiş, standartları belirlenmiş ve büyük hacimli olan aynı zamanda da olağan işlerden ayrışmamış nitelik taşıyan işler belirlenmelidir. Böylece işletmeler önemli ve yüksek maliyetli bir iş yükünden kurtularak daha verimli çalışacaktır. Sonuç olarak ise işletmenin ana faaliyet konuları olan planlama, üretim ve satış/pazarlama gibi alanlardaki birim başına çıktıda artış sağlanacaktır. Ayrıca işletmeler yeterli seviyede uzmanlığa sahip işçi bulundurma, mevzuat değişikliklerini takip etme, yasal usulsüzlükler nedeniyle yaşanabilecek idari yaptırımların riskini işletme üzerinden dışlama gibi birçok farklı yönde avantaj sağlayacaktır.

Genellikle işletmeler ana faaliyetleri dışında kalan finans, insan kaynakları, muhasebe, yasal ve idari işlemlerin faaliyetlerini dış kaynaklara devrederek ana aktiviteleri üzerinde daha fazla yoğunlaşabilmektedirler. Böylece büyük ölçüde zaman ve kaynak tasarrufu sağlamaktadırlar. Bununla beraber maliyetleri de aşağıya çekmiş olurlar. Bu kapsamda işletmelerin insan kaynakları fonksiyonları bünyesinde dış kaynak kullanım alanlarında işe alım süreci, eğitim ve gelişim, personel faaliyetleri ve bordrolama başta gelmektedir.

İnsan kaynakları hizmetleri birçok işletme için yalnızca kısıtlı ve basit bir bölümle sınırlandırılmış hizmetler bütünü olarak gözükmektedir. Ancak son yıllarda iş dünyasındaki gelişmeler bu gerçeğin yavaş yavaş değiştiğini göstermektedir. İşverenler, çalışanlar ve işletmenin bağlantılı olduğu üçüncü işletmeler insan kaynakları hizmetlerinden her geçen gün daha fazla yararlanmaktadır.

İnsan kaynakları uygulamaları açısından teknolojik gelişmeler de önem taşımaktadır. Teknolojik altyapı belirli bir maliyet gerektirmektedir ve dış kaynak kullanımı işletmelerin bu maliyetten kaçınmasına yardımcı olmaktadır. Temel yeteneği insan kaynakları olan bir firmadan daha hızlı ve profesyonel hizmet almak mümkündür. Bu da işletmeleri zaman baskısından kurtaracaktır. Ayrıca bu tip firmalar tarafından başarısı kanıtlanmış, zaman kaybetmeden uygulanabilecek paket eğitim programları işletmelere etkin sonuçlar sağlayacaktır. Temel yeteneği olan insan kaynakları üzerinde odaklanan bir firma uzmanlaşmayla birlikte ölçek ekonomisinden yararlanma olanağı bulacak, bu da hizmetin daha ucuza sunulmasını mümkün kılacaktır. Bunun sonucunda işletmeler maliyet avantajı sağlayabilecektir.

İşletmeleri insan kaynaklarında dış kaynak kullanımına yönelten üç temel mali etken vardır. Bunlar; maliyeti azaltmak (devam eden harcamalar), sermaye giderlerinden kaçınma (genellikle direkt maliyet azaltmaktan daha çok önem verilmektedir), sabit giderleri değişken giderlere dönüştürme. (İşgücünde bir azalma olduğunda insan kaynakları harcamaları buna bağlı olarak azalacaktır) Örnek verecek olursak; British Telecom, Accentura HR Services ile yaptığı anlaşma doğrultusunda işe alım, işten çıkarma ve işgücü veri tabanı faaliyetlerini dış kaynak kullanarak sağlama yoluna gitmiştir. Bunun sonucunda insan kaynakları harcamalarını %20 oranında azaltmıştır.

Sonuç olarak; günümüzde insan kaynakları birimleri, işletmenin hedeflerine ulaşılmasında ve stratejilerin belirlenmesinde katkı sağlayan, projeler ve yeni düşünceler üreten bir konuma gelmiştir. İşletmeler İnsan kaynakları bölümlerinin bazı fonksiyonlarını dış kaynaklardan temin yoluna giderek maliyet ve verimlilik avantajı elde etmektedir. Dış kaynak kullanımından yararlanan insan kaynakları çalışanları zaman alabilecek bazı görevleri devrederek kendileri için zaman tasarrufu sağlamakta ve şirket adına katma değeri daha yüksek projeler üretme şansı yakalamaktadır.

İnsan kaynaklarının alt fonksiyonlarını tek bir çatı altında toplayan kurumsal nitelikli firmaların sayısının artacağı, dolayısıyla işletmeler için bu alanda dış kaynak kullanımının kolaylaşacağı değerlendirilmektedir. Her bir fonksiyonun farklı taşeronlar tarafından yürütülmesinin getirdiği dezavantajların azalması bunda önemli bir rol oynayacağından bordrolama faaliyetleri başta olmak üzere işe alım süreci, eğitim ve gelişim, ücret ve performans yönetimi gibi insan kaynakları konularının tümünün bir arada olduğu organizasyonların etkinliği yüksek düzeyde olacaktır. Hatta ilerleyen süreçte robotik süreç otomasyonlarının gelişimiyle birlikte insan kaynakları yöneticilerinin uğraştığı yeni bir çalışan kaydı oluşturmak, çalışan dokümantasyonunu toplamak ve bordro sistemine yeni bir çalışan eklemek gibi, tekrarlı işlerdeki zaman ve emek kaybı azalacaktır. Ayrıca, insan kaynakları analitiğiyle birlikte veriler son birkaç yılda belirgin bir önem kazanmıştır. Dijitalleşen insan kaynakları ile İK tanımı yeniden oluşarak; adayı işe almaktan, yetenek kazanma analizlerine, terfi ve kariyer yönetiminden, çalışan performansına kadar her şey için veri odaklı bir insan yönetimine dönüştürmek hedeflenmektedir. Dolayısıyla bu sistem mevcut ve potansiyel çalışanlarla ilgili verileri inceleyerek şirket verimliliğini artırmayı amaçlamaktadır.

 

Kaynakça

*Ataman, G. “İnsan Kaynakları Fonksiyonunda Dış Kaynaklardan Yararlanma/Yararlanmama Kararı: Akaryakıt Dağıtım Sektöründe Bir Örnek Olay”, Öneri: Marmara Üniversitesi S.B.E. Dergisi, Sayı 21, Yıl 10, Cilt 6, Ocak 2004, s.14

*“Outsourcing Human Resources Management”, Annual Privatization Report, 2004, p.33

*“İnsan Kaynakları’nda Outsourcing” (http://www.insankaynakları.com/cn/ContentPr )2003.

* Havacılık ve Uzay Teknolojileri Dergisi, Temmuz 2005 CİLT 2 SAYI 2 (69-75); Kubilay ECERKALE, Ahmet KOVANCI

*İnsan Kaynakları Teknolojilerinde Geleceğin Trendleri Talentlyft Araştırması

PKFİSTANBUL
PKF Global is the network of member firms of PKF International Limited, each of which is a separate and independent legal entity and does not accept any responsibility or liability for the actions or inactions of any individual member or correspondent firm(s).

“PKF" and the PKF logo are registered trademarks used by PKF International Limited and member firms of the PKF Global Network. They may not be used by anyone other than a duly licensed member firm of the Network.
Eski Büyükdere Cad. Park Plaza, No: 14 Maslak İSTANBUL
PKFİSTANBUL
PKF İstanbul, PKF Global'a bağlı bir üye olup, her biri ayrı ve bağımsız hukuki bir varlık olan PKF International Limited üye firmalarının ağıdır. Her bir üye veya yazışma firmasının eylemleri veya eylemsizliği konusunda hiçbir sorumluluk veya yükümlülük kabul etmemektedir.
PKF İstanbul is a member of PKF Global, the network of member firms of PKF International Limited, each of which is a separate and independent legal entity and does not accept any responsibility or liability for the actions or inactions of any individual member or correspondent firm(s).
Eski Büyükdere Cad. Park Plaza, No: 14 Maslak İSTANBUL
HİZMETLERİMİZSizlere neler sunuyoruz?
Son Yazılar