Herkese Merhabalar!
Bu sayıdan itibaren şirketlerinizde karşılaşabileceğiniz usulsüzlük risklerine ve bu riskleri nasıl kontrol edebileceğinize ilişkin çözüm önerilerine yer vereceğiz. İlk konumuz Bordro Süreçlerine ilişkin sık karşılaşılan usulsüzlükler.
A. Bordro Usulsüzlüğü Nedir?
Bordro usulsüzlüğü, çalışanların yanlış bilgi, belgeler veya çeşitli hile yöntemleri aracılığı ile işverenden şirket içi mevzuata veya yasalara aykırı olarak ödeme aldığında gerçekleşir. Doğru kontrol yöntemleri uygulanmadığı takdirde, bordro usulsüzlükleri önemli bir süre boyunca fark edilmez ve şirketlerin ciddi kayıplara uğramasına neden olur. Uluslararası Suiistimal İnceleme Uzmanları Derneği (ACFE) verilerine göre, bordro dolandırıcılığı şirket içi tüm usulsüzlüklerin %7’sini oluşturmakta ve medyan ortalaması 63.000 $’a ulaşan kayıplarla 30 ay sürme eğilimindedir. Dolayısı ile bordro usulsüzlüklerinin tespit edilmesi güçtür ve şirketler için ağır maddi kayıplara neden olabilir.
B. Şirketlerde Karşılaşılan Yaygın Bordro Usulsüzlükleri
1. Hayalet Çalışanlar Nedir?
Hayalet çalışan, bordro sistemine kayıtlı, ancak şirket için gerçekte çalışmayan kişidir.
Nasıl Engellenir?
Maaş ödemesi için çalıştığınız bankalar aracılığı ile bordro listenizde yer alan personel kimlik numaraları ile Ad-Soyad ve IBAN numarası eşleştirmesi yaparak, bu listeyi parmak izi, yüz tanıma gibi biyometrik verilere göre veya QR kod ile mesai takibi yapabilen Personel Devam Takip Sistemi (PDKS) verileri ile karşılaştırın. QR kodu ile çalışan PDKS kullandığınızda son kullanıcı bilgileri ile konum verileri (GPS), Yakın Alan İletişimi (NFC) ve sistemde kayıtlı kullanıcı IP eşleştirmeyi unutmayın.
2. Maaş Katsayı Değişikliği Nedir?
Bir çalışanın ücrete esas maaş ve prim katsayısının şirket içi kurallara aykırı bir şekilde değiştirilmesidir.
Nasıl Engellenir?
Bordro yazılımınızın parola korumalı olduğundan ve her çalışanın ihtiyaç duyduğu özelliklere erişimin sınırlı olduğundan emin olarak işe başlayın. Akıllı dolandırıcılar, yakalanma olasılığını azaltmak için maaş katsayısını ücreti ödeme gününden hemen önce değiştirecek ve maaş ödeme gününde veya hemen
sonra eski haline getirecektir. Dolayısı ile maaş katsayı değişikliklerine ilişkin log kayıtlarını incelemek gerçek bir çözüm olabilir.
3. Mesai Zaman Çizelgesi Usulsüzlükleri Nedir?
Bordro dolandırıcılığı vakalarının en popüler türlerinden biri mesai zaman çizelgelerinin küçük artışlarla doldurulmasını içerir. İkinci yöntem ise; bir çalışanın iş yerinde olmayan, erken çıkması gereken veya işe geç gelen arkadaşı yerine mesai zaman çizelgelerini doldurmasıdır.
Nasıl Engellenir?
İlk olarak, çalışanların kuralları anlaması için işe giriş ve çıkış saatleri için net politikalar oluşturun. Bir sonraki adım, bordro yazılımınızı, verileri anında besleyecek olan Personel Devam Takip Sistemi (PDKS) yazılımınızla senkronize etmektir. Bazı yazılımlar, çalışanların belirli bir zaman aralığında girip çıkmasını engelleyen önceden tanımlanmış kurallarla yapılandırma gerektirir. Son olarak, fazla mesainin yetkili yöneticiler tarafından onaylanması sorunların tespit edilmesine yardımcı olabilir.
4. Avans Ödemeleri Usulsüzlükleri Nedir?
Bu durumda, bir çalışan ay ortasında avans ister fakat bu avans bordrosunda kesintiler bölümünde yer almaz veya yanlışlıkla fazla ödeme alır ve geri ödemez. Bazen avans ödemeleri muhasebe bölümü tarafından “giderler” olarak sınıflandırılır ve fark edilmez.
Nasıl Engellenir?
Bir çalışana avans verirseniz veya fazla ödeme fark ederseniz, çalışanın bunun geri ödenmesi gerektiğini anladığından emin olun. Bunu şirket el kitabında da açıkça belirtin. Verilen avansların ücret bordrosunda, personel cari hesaplarında ya da bordro sisteminde ayrıca yer alıp Finans Departmanı tarafından da takip edilmesini sağlayın.
5. Yeniden Etkinleştirilen Çalışanların Tehdidi Nedir?
Çalışanların çeşitli nedenlerle istihdam durumu değiştirildiğinde veya pasif durumdaki bir çalışan yeniden aktifleştirildiğinde – prim, bakiye alacak veya tatil ödemesi gibi son veya ek bir ödeme için – gerekli ödeme yapıldıktan sonra; bordro sistemindeki parametrenin düzeltilmeyip ilerleyen dönemlerde de personele maaş veya çeşitli ödemeler yapılmasıdır.
Nasıl Engellenir?
Bordro sisteminde veya PDKS’de, çalışanın yeniden etkinleştirilmesi üzerine, sisteminiz değişikliği size bildirmek için uyarılar gönderebilir, bu etkinleştirme için çeşitli durum kodları belirleyip pop-up, email v.b. otomatik hatırlatıcılar gönderen dijital takvim kullanmayı deneyebilirsiniz.
6. Üçüncü taraf dolandırıcılığı Nedir?
Bordro dolandırıcılığı genellikle dâhili olarak yapılırken, üçüncü taraf dolandırıcılığı harici taraflarca şirket içinden yardım alarak veya tamamen bağımsız bir şekilde de gerçekleştirilebilir. W-2 Kimlik Avı Dolandırıcılığı ve bordro saptırma eylemleri, bireysel çalışanları veya şirket kayıtlarını hedef alan üçüncü taraf failleri içerir.
Nasıl Engellenir?
İlk savunma hattı, verilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve güvenilirliğini, verilerin gerektiğinde kullanılabilirliğini sağlamak için erişim kontrolüdür. Bütün banka işlemlerinizi VPN gibi güvenli bir bağlantı üzerinden gerçekleştirin. Evrak düzenlemesi için mobil uygulama kullanıyorsanız bu uygulamanın ve uygulamaya ait tüm güncellemelerin zararsız olduğundan emin olun. E-postaları ve e-posta adreslerini spam ve “sahtekârlık” amaçlı e-postalara karşı otomatik olarak tarayan yazılım, istenmeyen posta ve kimlik avı filtrelerini kullanın.
C. Güvenilir Bordro Süreçleri için Periyodik Kontroller Gerçekleştirin
| Şüpheli İşlemler | |
| Hayalet Çalışanlar | PDKS sisteminde yer almayıp, bordro listesinde yer alan çalışanları inceleyin |
| Düzensiz Maaş Ödemeleri | Düzensiz (ücret tutarı, maaş ödeme tarihi v.b.) maaş ödemeleri olan çalışanları listeleyin ve nedenini sorgulayın |
| Temel Ödemedeki ve Maaş ile Prim Katsayılarında Yapılan Değişiklikler | Çalışanların temel maaş tutarı ve katsayılarında yapılan değişiklikleri kontrol edin |
| Yan Haklar | İşten ayrılan personele yan hak ödemesi yapılması, personel yemek, seyahat ve harcama kartları arası transferler yapılması, mevcut çalışanlara kurum politikalarına uygun yan hak ve BES ödemesi yapılmaması |
| Maaş Ödemesi Yapılmayan Aktif Çalışanlar | Aktif çalışanlardan sözleşmede belirtilen tutardan düşük maaş alanlar veya hiç maaş almayan çalışanları tespit edin |
| Fazla Mesai İstisnaları | |
| Fazla Mesai İstismarı | Brüt maaşına göre belirli bir oranın üzerinde -örneğin %20 – fazla mesai alan çalışanları listeleyin ve nedenini sorgulayın. Bu durum hem bordro usulsüzlüklerini hem de şirketinizdeki verimsizlikleri tespit etmenize yardımcı olacaktır |
| Fazla Mesai Oranı İstisnaları | Fazla mesai ödemelerini hesaplamak için kullanılan saatlik ücretleri kontrol edin (bayram tatili, hafta sonu tatili katsayıları gibi) |
| Fazla Mesai Listesi | Fazla mesai listelerini PDKS verileri ile karşılaştırın |
| Ana Veri Değişiklikleri | |
| Banka Hesabındaki Değişiklikler | Bordro dönemi içerisinde banka hesap numaralarında değişiklik olan çalışanları kontrol edin |
| Eklenen veya Çıkarılan Çalışanlar | Bir dönem boyunca bordroya eklenen, çıkarılan aktif veya pasif hale getirilen çalışanları kontrol edin |
