2026’ya Girerken Defter Düzeninde Yeni Dönem (Soru ve Cevaplarla)

1) 2026’ya girerken defter düzeni neden bu kadar gündemde?

Çünkü hem Vergi Usul Kanunu (VUK) tarafında hem de Türk Ticaret Kanunu (TTK) tarafında defterlerin elektronik ortamda tutulmasına ilişkin çok temel değişiklikler yapıldı.

2025 yılı içinde;

• Bilanço esasına göre defter tutan tüm mükellefler için e-Defter (Yevmiye ve Defter-i Kebir) fiilen zorunlu hale geldi.
• Envanter Defteri, e-Defter kapsamına isteğe bağlı olarak alındı.
• TTK kapsamındaki pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri için Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) devreye alındı ve özellikle 01.01.2026’dan sonra kurulacak şirketler açısından elektronik ortamda tutulması asıl kural haline getirildi.

Dolayısıyla 2026’ya girerken, “Hangi defteri nerede, nasıl tutacağım, neyi notere götüreceğim, neyi götürmeyeceğim?” sorusunu netleştirmek hem cezai riskleri azaltmak hem de uygulamada kafa karışıklığını gidermek için kritik hale geldi.

2) Bilanço esasına göre defter tutan herkes için e-Defter artık gerçekten zorunlu mu?

Evet. Elektronik Defter Genel Tebliği’ndeki son değişikliklerle birlikte, 01.01.2025 tarihinden itibaren bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan veya bu tarihi izleyen dönemlerde ihtiyari olarak bilanço esasına geçen tüm mükellefler için e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirildi.

Bu ne demek?

• 2025 ve sonrasında bilanço esasına göre defter tutan bir mükellefseniz, Yevmiye Defteri ve Defter-i Kebir’i artık kağıt ortamda, klasik noter tasdikli şekilde tutma imkânınız fiilen kalmadı.
• Bu defterler, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği format ve standartta e-Defter olarak oluşturulacak ve beratları zamanında GİB’e yüklenerek onaylanacak.

Dolayısıyla 2026 yılı defter planlamasında Yevmiye ve Defter-i Kebir’i artık tamamen e-Defter gibi düşünmek, kâğıt defter tasdiki üzerinden plan yapmamak gerekiyor.

3) Envanter Defteri hâlâ kâğıt mı, yoksa o da e-Defter mi oldu? Zorunlu mu, ihtiyari mi?

Envanter Defteri, VUK bakımından hâlâ yasal bir defter ve normal şartlarda tasdiki zorunlu. Ancak 31.12.2024 tarihli ve 6 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği değişikliği ile, e-Defter uygulamasına tabi olan mükelleflere şu hak tanındı:

• Envanter Defteri isteğe bağlı (ihtiyari) olarak e-Defter şeklinde tutulabilecek.
• Bunun için envanter defterine ilişkin e-Defter formatına uygun dosya oluşturulması ve ilgili hesap dönemi için tek bir e-Defter dosyası üzerinden açılış ve kapanış beratlarının alınması gerekiyor.

Bugün itibarıyla envanter defterinin elektronik ortamda tutulması zorunlu değil. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı’na, belirli kriterlere göre (sektör, ciro, şirket türü vb.) bazı mükellef grupları için envanter defterini e-Defter olarak tutmayı zorunlu kılma yetkisi verildi. Bu yetki kullanılırsa ayrıca duyuru yapılacak.

4) Envanter Defteri’ni e-Defter olarak tutarsam kâğıt envanter defteri de tasdik ettirebilir miyim?

Hayır, aynı hesap dönemi için hem e-Defter formatında hem de kâğıt ortamda envanter defteri tutulması mümkün değil. Tebliğ mantığı şu şekilde:

• Envanter Defteri için e-Defter uygulamasına geçtiğiniz anda, o hesap dönemine ilişkin envanter defterinizin açılış ve kapanış onayı e-Defter beratları üzerinden sağlanmış sayılır.
• Aynı hesap dönemi için ayrıca kâğıt envanter defteri tasdiki yaptırırsanız, bu defterler hukuken geçerli bir yasal defter olarak kabul edilmeyecektir; fiilen “hiç tutulmamış” gibi değerlendirilebilir.

O yüzden 2025 ve 2026 planlamasında şu kararı net vermek gerekiyor:

• “Ben envanter defterini e-Defter olarak mı tutacağım, yoksa klasik kâğıt defter mi kullanacağım?”

Seçimi yaptıktan sonra ilgili yıl için tek hat üzerinde ilerlemek en sağlıklısı.

5) e-Defterde açılış ve kapanış onayı nasıl işliyor; notere gitmeyecek miyiz?

Yevmiye ve Defter-i Kebir için klasik anlamda noter açılış ve kapanış tasdiki artık yok. Bunların yerine:

• Her ay için e-Defter dosyası oluşturuluyor.
• Bu dosya, mali mühür veya NES ile imzalanıp GİB sistemine yükleniyor.
• GİB’ten geri dönen berat, ilgili ayın defterinin hem açılış hem de kapanış onayı niteliğinde kabul ediliyor.

Envanter Defteri’ni e-Defter olarak tutanlar açısından ise biraz farklı bir sistem var:

• Envanter Defteri hesap dönemi bazında tek bir e-Defter dosyası olarak oluşturuluyor.
• Hesap döneminin ilk günü ve son günü itibarıyla oluşturulan beratlar, envanter defteri için sırasıyla açılış ve kapanış onayı yerine geçiyor.

Dolayısıyla, VUK defterleri (Yevmiye, Kebir ve tercihen Envanter) açısından defter tasdikinin artık “noterde mühürlenen cilt” değil, “zamanında alınmış ve saklanan e-Defter beratları” olduğunu kabul etmek önemli.

6) VUK defterleri ile TTK defterlerini nasıl ayırmam lazım? Hangileri vergi için, hangileri ticaret hukuku için kritik?

Aslında aynı defterin hem VUK hem TTK karşısında rolü var; bu noktayı net görmek kafa karışıklığını azaltıyor.

VUK’a göre temel yasal defterler:

• Yevmiye Defteri (bilanço esasındakiler için, artık e-Defter olarak tutuluyor),
• Defter-i Kebir (bilanço esasındakiler için, artık e-Defter olarak tutuluyor),
• Envanter Defteri (kâğıt veya isteğe bağlı e-Defter),
• İşletme Hesabı Defteri, Serbest Meslek Kazanç Defteri gibi özel defterler.

TTK bakımından ise ticari defterler iki gruba ayrılabilir:

1)İşletmenin muhasebesiyle ilgili ticari defterler:

• Yevmiye Defteri,
• Defter-i Kebir,
• Envanter Defteri,
• İşletme Defteri (işletme hesabı esasına tabi olanlar için).

Bu defterler hem VUK hem TTK açısından “ticari defter” niteliğindedir; vergi incelemesinde de, ticari davalarda da ispat aracı olarak karşımıza çıkar.

2) İşletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterler:

• Pay Defteri,
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri,
• Anonim şirketlerde Yönetim Kurulu Karar Defteri,
• Limited şirketlerde Müdürler Kurulu Karar Defteri (ve kooperatif ile diğer yapılardaki benzer organ karar defterleri).

İşte ETDS Tebliği tam da bu ikinci gruba, yani “işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan ticari defterlere” odaklanıyor. Bu nedenle ETDS anlatılırken listelerde yevmiye, kebir ve envanter defterini görmüyoruz; bunlar GİB tarafında e-Defter rejimiyle yönetiliyor. Buna karşılık pay defteri ile genel kurul defteri (ve isteğe bağlı olarak yönetim/müdürler kurulu karar defteri) ETDS’nin konusunu oluşturuyor.

Özetle:

• Yevmiye, Kebir ve Envanter: Hem VUK hem TTK bakımından ticari defter, teknik olarak GİB’in e-Defter sistemi içinde.
• Pay, Genel Kurul ve Yönetim/Müdürler Kurulu Defterleri: TTK bakımından ticari defter,teknik olarak Ticaret Bakanlığı’nın ETDS sistemi içinde.

7) Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS) tam olarak nedir, hangi defterleri kapsıyor?

ETDS, Ticaret Bakanlığı’nın TTK kapsamındaki bazı ticari defterleri elektronik ortamda tutmak için kurduğu sistemin adıdır. Sistemin temel amacı, özellikle pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin güvenli, değiştirilemez ve denetlenebilir şekilde elektronik ortamda tutulmasıdır.

Tebliğlerin güncel hâli itibarıyla:

• ETDS’de elektronik ortamda tutulması zorunlu defter seti: Pay Defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri’dir.
• Yönetim Kurulu Karar Defteri / Müdürler Kurulu Karar Defteri ise elektronik ortamda tutulmak zorunda değildir. Şirketler isterlerse bu defteri de ETDS üzerinden elektronik ortamda tutabilir, isterlerse klasik noter tasdikli kâğıt defter olarak devam edebilir.

Dolayısıyla ETDS, teknik olarak birden fazla defteri barındırabilecek bir sistem olmakla birlikte, hukuken zorunlu tutulan defterler artık sadece pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteridir.

8) Kimler ETDS’ye geçmek zorunda? Özellikle 01.01.2026’dan sonra kurulacak şirketlerde durum nedir?

Güncel düzenlemelere göre iki ana grup ETDS bakımından “zorunlu” statüde:

• Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler:
  • -Bankalar,
  • -Sigorta şirketleri,
  • -Bazı finansal kuruluşlar,
  • -Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi belirli şirketler ve benzeri izne tabi anonim şirketler.

Bu şirketler için ETDS’ye geçiş yükümlülüğü 01.07.2025 itibarıyla başladı. (Not: Bankalar ve finans kurumları için Yönetim Kurulu Karar Defteri tutma zorunluluğu yoktur, ancak Pay ve Genel Kurul Müzakere Defteri’ni elektronik ortamda tutmaları zorunludur.)

• 01.2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen tüm ticaret şirketleri:
  • -Anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler,
  • -Kooperatifler vb.

Bu şirketler, kuruluş anından itibaren pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterini ETDS üzerinden elektronik ortamda tutmakla yükümlü.

Kapsamda olsalar dahi, Savunma Sanayii Başkanlığı projelerinin ana yüklenicisi olan şirketler ile EYDEP A sertifikasına sahip firmalar; güvenlik gerekçesiyle, SSB’den alacakları belgeyi ibraz etmek şartıyla bu elektronik defter zorunluluklarından (Pay ve GK Defteri dahil) tamamen muaftır

Özetle; 01.01.2026’dan sonra kurulan herhangi bir şirket için, pay defteri ve genel kurul defteri ETDS’de elektronik tutulacak; bu defterler için artık klasik kâğıt defter tasdiki temel yöntem olmaktan çıkıyor.

9) 01.01.2026’dan sonra kurulacak şirketlerde yönetim kurulu (veya müdürler kurulu) karar defteri ne olacak?

İşte soru işareti genelde burada oluşuyor. Tebliğlerde yapılan 20.09.2025 tarihli değişiklikten sonra:

• Yönetim Kurulu Karar Defteri / Müdürler Kurulu Karar Defteri, ETDS kapsamında zorunlu tutulması gereken defterler arasından çıkarıldı.
• Pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri zorunlu elektronik defterler olarak bırakıldı.

Bu ne anlama geliyor?

-01.01.2026’dan sonra kurulan bir anonim veya limited şirkette;

• Pay Defteri: ETDS’de elektronik ve zorunlu,
• Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri: ETDS’de elektronik ve zorunlu,
• Yönetim/Müdürler Kurulu Karar Defteri: Şirketin tercihine göre ya fiziki (noter tasdikli kâğıt defter) ya da ETDS üzerinden elektronik olarak tutulabilir.

Dolayısıyla yeni kurulan bir şirkette yönetim kurulu karar defteri için iki yol var:

-“Ben ETDS’de de dijital tutacağım” derseniz, sistem buna imkân veriyor.
“Yönetim kararlarını klasik kâğıt defterde tutmak istiyorum” derseniz, noter tasdikli fiziki defterle devam edebiliyorsunuz.

Önemli olan, hangi yolu seçerseniz seçin kararlarınızı zamanında ve usulüne uygun şekilde kaydetmek; zira TTK m.64 ve devamı, defterlerin hiç tutulmaması veya usule aykırı tutulması hâlinde ispat gücü ve sorumluluk açısından ciddi sonuçlar öngörüyor.

10) Hâlihazırda faaliyette olan şirketler ETDS’ye geçmek zorunda mı, yoksa isteğe bağlı mı?

01.01.2026’dan önce ticaret siciline tescil edilmiş şirketler açısından tablo şu şekilde özetlenebilir:

• Kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Ticaret Bakanlığı iznine tabi olan şirketler:
  • Zaten yükümlülük kapsamındalar; pay defteri ve genel kurul defterini ETDS’de elektronik olarak tutmak zorundalar.Bu şirketler, 31.12.2025’e kadar söz konusu defterlerini elektronik olarak tutmak üzere notere başvurmalıdırlar.
• Diğer şirketler (yani Bakanlık iznine tabi olmayan ve 01.01.2026’dan önce kurulmuş şirketler):
  • Pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri açısından ETDS’ye geçiş isteğe bağlı.
  • Eğer bu defterleri ETDS’de tutmayı tercih ederlerse, pay ve genel kurul defterlerini elektronik ortamda tutmaları zorunlu hale gelir; fakat yönetim kurulu karar defteri için hâlâ seçimlik hakları vardır.

Özetle: Yeni kurulacak şirketlerde ETDS artık ana yol; eski şirketlerde ise izne tabi olanlar hariç, sistem daha çok bir tercih meselesi.

11) Şirketim daha önce yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başladı. Yeni düzenlemeden sonra tekrar kâğıt deftere dönebilir miyim?

20.09.2025 tarihli değişiklik Tebliği, bu konuda özel bir geçiş hükmü getirdi. Buna göre: 20.09.2025’ten önce yönetim kurulu karar defterini elektronik ortamda tutmaya başlamış şirketler, yönetim kurulu karar defterini yeniden fiziki ortamda tutmak istemeleri halinde, bu yönde alacakları yönetim kurulu kararını 01.01.2026 tarihine kadar Ticaret Bakanlığı’na sunarlarsa, elektronik sistemdeki yönetim kurulu karar defteri kapatılabiliyor, yeni fiziki defterin açılış onayı da Bakanlık’tan alınan yazıya istinaden noter tarafından yapılıyor.

Dolayısıyla, “Yanlışlıkla sistemde başlattık, artık kâğıda dönmek istiyoruz” diyen şirketler için süreyle sınırlı bir geri dönüş imkânı tanınmış durumda. Bu süreyi kaçırmamak önemli.

12) Son olarak, 2026 için pratik bir özet verir misiniz; mükellef olarak neyi takip etmem gerekiyor?

Kısa bir yol haritası şöyle olabilir:

1. VUK tarafı (e-Defter ve Envanter):

-Bilanço esasına göre defter tutuyorsam, 2025’ten itibaren Yevmiye ve Defter-i

Kebir’i e-Defter olarak tutmak zorundayım.

-Envanter Defteri için: “Kâğıt mı, e-Defter mi?” kararını verip, seçtiğim hat üzerinden tasdik/dosya/berat süreçlerini kusursuz yürütmeliyim.

2. TTK tarafı (ETDS ve ticari defterler):

-01.01.2026’dan sonra kurulacak bir şirketsem, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterimin ETDS’de elektronik tutulacağını baştan kabul etmeliyim.
-Yönetim/müdürler kurulu karar defteri için ise klasik kâğıt veya elektronik seçeneklerinden birini tercih edebilirim.

-01.01.2026’dan önce kurulmuş bir şirketsem, izne tabi olup olmadığımı kontrol edip; ETDS’ye isteğe bağlı mı, zorunlu mu gireceğimi netleştirmeliyim.

3. Uyum ve iç prosedürler:

• Şirket içi imza, karar alma ve toplantı süreçlerini; e-Defter, ETDS ve TTK kayıt süreleriyle uyumlu hale getirmek gerekir.
• Özellikle genel kurul ve yönetim kurulu kararlarının zamanında alınması, tutanakların eksiksiz hazırlanması ve defterlere süresinde işlenmesi, hem vergi hem de ticaret hukuku bakımından defterlerin ispat gücünü korumak için kritik.

Sonuç olarak, 2026’dan itibaren defterler dünyasında “kâğıt defter”den “dijital kayıt ve berat” sistemine geçiş büyük ölçüde tamamlanmış durumda. Sizin aile şirketiniz, KOBİ’niz veya büyük ölçekli firmanız hangi gruba giriyorsa, buna uygun defter stratejisini birlikte kurgulamak, uygulamada hem işinizi kolaylaştırır hem de olası incelemelerde elinizi güçlendirir.