Bilginin Yolculuğu: Şirketlerde Raporlama Sistemleri

Raporlar şirketlerin karar alma mekanizmalarının vazgeçilmez parçaları. Raporların oluşturulmasında ciddi emek ve zaman harcanıyor. Yapılan araştırmalar yöneticilerin zamanlarının ortalama %40ını rapor hazırlayarak geçirdiklerini ortaya koyuyor. Ortalaması %40 ancak İyi kurgulanmış bir bilgi teknolojileri altyapısı olmayan, dijital araçlardan faydalanmayan şirketlerde bu oran, verinin peşinde koşma süreleri de eklendiğinde %60lara ulaşabiliyor. Bu yöneticilerin işin büyük kısmını birimlerinde çalışanlarla da paylaştığı düşünüldüğünde raporlama maliyetlerinin işletmelerin genel giderleri içerisinde ciddi bir pay tutuğu görülüyor.

Peki sonuçlardan memnun muyuz? Nasıl bir raporlama sistemi kurgulamalıyız?

Kararlarımızı destekleyecek yeterlilikte ve doğrulukta raporumuz var mı yoksa gerekli gereksiz doğru yanlış birçok rapor içerisinde boğuluyor muyuz?

Raporlar hakkında zamanlamasından güncellenme sıklığına, kime hitap ettiğinden sunum şekline kadar konuşabileceğimiz onlarca konu var. Ancak biz bu yazıda çok daha temel konulara odaklanacağız.

Raporların temel amacı bilgi vermek, gerçeği göstermektir. Olan biteni izlemek, gerçeği öğrenmek, bu gerçekleri kullanarak karar vermek için raporları inceleriz.

Raporlardan ilk beklentimiz ise doğru olmalarıdır.

Doğruluk!

Her incelediğimiz rapor bir kısım sorularımızı cevaplarken yeni sorular da ortaya çıkarabilir. Temel amacımız doğru bilgiye ulaşmaktır. Soru sorup cevaplarını ararken bilginin peşinde yaptığımız bu yolculuk temelde filozofların yaptıklarından çok da farklı bir şey değildir.

Hesaplamalardan, matematikten ibaret olan bir konuda bu adam niye felsefe yapıyor diyebilirsiniz. Bakalım bu ilişkiyi biraz derinleştirerek açıklayabilecek miyim?

Felsefe yani philosophy kelimesini ortaya ilk atan kişi Pythagoras yani hepimizin Pisagor adıyla tanıdığı yunan matematikçi ve filozoftur.

Matematik ve felsefe aslında yüzyıllar boyu birlikte hareket etmişlerdir.

O kadar ki birçoğunuzun bildiği üzere Plato modern eğitim sistemlerinin temellerinin atıldığı Akademia’sının girişine Geometri bilmeyen giremez yazdırmıştır.

Etimolojik olarak bakarsak felsefe yani philosophy yunanca philia ve sophia kelimelerinin birleşiminden oluşmuştur. Philia sevgi, sophia ise bilgi, bilgelik demektir.

Bilginin ve gerçeğin peşinde koşan filozofların bir kısmının motivasyonu ise şüpheleridir. felsefi akım şüphecilik, septisizm, skeptisizm gibi isimlerle anılmaktadır. Skeptisizm, Skepsis yani sorgulama kelimesinden türemiştir. Sorgulamadığımız bir şeyin doğru olduğundan emin olamayacağımız yaklaşımı üzerine inşa edilmiştir.

Tabii burada rüzgarın soğuk olup olmamasına bile insanın algısının sebep olduğunu iddia eden Protagoras gibi bir sofist şüpheciliğinden bahsetmeyeceğiz. Bizim aradığımız daha metodolojik ve konumuzla alakalı bir şüphecilik.

Protagoras resmi “Her şeyin ölçüsü insandır. Her şey bana nasıl görünürse benim için öyledir. Üşüyen için rüzgâr soğuk, üşümeyen için soğuk değildir. Her şey için birbirine tümüyle karşıt iki söz söylenebilir”

Açıkça söylemek gerekirse raporlarımızın doğruluğundan emin olabilmemize faydası olacak bir sorgulama metodu.

Metodolojik Skeptisizm!

Metodolojik skeptisizmin diğer adı Kartezyen Skeptisizmdir. Kartezyen dediğimde hepinizin gözünün önünde muhtemelen kartezyen koordinat sistemi belirmiştir. Fransız Matematikçi ve Filozof Rene Descartes tarafından bulunmuştur. Kartezyen’in kelime anlamı da zaten Descartes’çıldır. Raporlarınızda kullandığınız grafiklerin temelini oluşturan analitik geometrinin babası işte bu matematikçidir.

(Kartezyen koordinat sistemini öne çıkaracak rapor görselleri)

Hepimizin bildiği “Düşünüyorum, öyleyse varım!” sözünü söyleyen de yine kendisidir.

Ama konumuz analitik geometri değil. Descartes’ın şüpheciliği onu “Metot üzerine konuşmalar” kitabında bahsettiği üzere bir şeyin doğru olup olmadığını anlayabileceği bir metot yaratmaya itmiştir. Bu, 4 basamaklı bir metottur.

• Kesinlik

Birinci basamağı kesinliktir. Kesin olarak doğru olduğuna emin olmadığı her şeyi yok saymaktadır Descartes. İlk önce kanıtlamalıdır. Bu sorgulamaya başladığımız aşamadır.

• Analiz

İkinci basamak Analiz basamağıdır. Analiz bir şeyin mümkün olan en küçük parçalarına kadar ayrıştırılması anlamını taşımaktadır. Her parça doğru olmadan bütünün doğruluğundan bahsetmek mümkün olmayacaktır.

• Sentez

Bu parçalar sentez adımında birleştirilerek bir bütün haline getirilecektir. Ve daha büyük bir doğrunun ortaya çıkması bu şekilde sağlanacaktır.

• Kontrol

Bütüne ulaşan yoldaki sorgulamaların ve yöntemlerin tamamı bir bütün olmalı, hiçbir hataya yer bırakılmamalıdır.

Bir raporlama sisteminden beklentimiz de temel olarak bu şekilde işlemesi değil midir? Ancak şirketinizdeki her bilgiyi bu şekilde yönetmeye çalıştığınızda muhtemelen sadece ortaya çıkacak raporları incelemek için bile ayrı bir ekip kurmanız gerekecektir. Bizim ise amacımıza hizmet eden ve Descartes’in metodunda bahsettiği bu temeller üzerine oturmuş bir sisteme ihtiyacımız var.

Amaca uygunluk!

Amaca uygun bir raporlama sistemi tasarlayabilmek için;

İlk aşama sorularımızı netleştirmektir.

Belirlediğimiz soruları cevaplamak için neleri bilmemiz gerektiği yani göstergelerimiz ortaya konulmalı,

Göstergeler analiz edilerek onları oluşturacak matematiksel modeller geliştirilmeli,

Modelleri tamamlayacak veriler belirlenmeli,

Verilerin kaynakları tespit edilmeli,

Kaynaklardan bilgileri hangi yöntemlerle toplayacağımız netleştirilmelidir.

Bu veriler toparlanarak göstergelere, göstergeler raporlara dönüşmeli,

Bu mekanizmayı denetleyecek bir sistem kurulmalıdır.

Her rapor sorulara cevap verdiği kadar aynı zamanda soru kaynağıdır da. Raporlar hiyerarşik olarak katmanlanmalı ve her yönetim seviyesindeki ihtiyaçlar belirlenmelidir. Rapor incelenirken oluşabilecek soru işaretleri aşağıya doğru derinleştirilebilmelidir.

Bu şekilde sorularımızı cevaplamak için yukarıdan aşağıya doğru dizayn edilmiş bir yapıda, aşağıdan yukarıya doğru bilginin akışı sağlanması amaçlanmaktadır. Ama nasıl?

Bilginin Yolculuğu!

Sanat, bilginin ve düşüncenin geniş kitlelere ulaştırılmasında tarih boyunca büyük rol oynamıştır. Bilimden ilham almış, çoğu zaman da bilime ilham vermiştir.

Bunun en güzel örneklerinden birisi 28 Mayıs 1934 tarihinde gerçekleşmiştir.

1934 Londra’sında, Sadler’s Wells tiyatrosunda Thomas Eliot’ın The Rock yani kaya isimli eseri sahnelenmekteydi. Fonda Martin Shaw’un müzikleri çalıyordu. O akşamki repliklerden biri şu şekilde bitiyordu:

Bilginin içinde kaybettiğimiz bilgelik nerede?

Enformasyonun içinde kaybettiğimiz bilgi nerede?

Bilginin içindeki bilgelik, Enformasyonun içindeki bilgi. Ben şematize etmeye çalıştığımda şöyle bir şey ortaya çıkıyor:

Yönetim bilimciler bu tanımın üzerine bir kelimeyi daha ekliyorlar. O da Veri! Ve daha anlaşılır bir hale getirmek için şu şekilde şematize ediyorlar.

Evet bu bir piramit, Bilgi Piramidi. İnsanların binlerce yıldır yükselişin, uyanışın sembolü olarak gördükleri piramit.

Piramidin basamaklarını oluşturan Veri, enformasyon, bilgi ve Bilgelik kelimelerinin İngilizcelerinin kısaltması olan DIKW Piramidi olarak da adlandırılıyor.

Piramidin basamakları verinin en temel haliyle bütünü anlamak ya da akıl anlamında kullanabileceğimiz bilgelik seviyesine ulaşmak için hangi aşamalardan geçmesi gerektiğini anlatıyor.

Piramidin temelinde yer alan Veriler, gözlem ya da ölçümlerimizin sonucunda ulaştığımız gerçeklerdir. Haftalık satış raporu, Müşteri bazında satış raporu, günlük üretim miktarı raporu olarak adlandırılan şeyler aslında sadece birer veri setidir.

Enformasyon aşamasında ise veriler doğrulanmış, ayıklanmış, ilişkilendirilerek bir anlam çıkartılmış olmalıdır. Bir şeyin rapor olarak adlandırılabilmesi için asgari enformasyon aşamasını tamamlamış olması gerekir.

Satılan ürünün dönemlere göre değişiminin ya da üretim miktarı ile olan ilişkisinin bir tablo ya da grafik oluşturarak gösterilmesi enformasyona örnek olarak verilebilir. Kısaca Enformasyon verinin işlenmiş halidir.

Bu seviyedeki raporlar Bilgilendirme Raporları olarak adlandırılır. Dijital dönüşümün temellerini atmış işletmelerde bilgilendirme raporları birileri tarafından sunulmaz ya da hazırlanmaz. Yani işletmenizde birileri bu tarz raporlar hazırlıyorsa çağın hızla gerisinde kalıyorsunuz demektir.

Enformasyonları anladığımız, doğru enformasyonları yanyana getirdiğimiz, içselleştirdiğimiz zaman bilgiye ulaşmış oluruz. Bu aşamada yapılan hazırlıklar artık anlam kazanmışlardır.

Bilgelik ise bildiklerimizi yorumladığımız, akıl yürüttüğümüz, kararlar aldığımız, uyguladığımız aşamadır.

Bu seviyede oluşturulacak raporlar ise karar merciine analiz edilmiş, yorumlanmış, senaryoları işletilmiş ve neticede uyarılar ve öneriler içeren bir bütün halinde sunulan analitik raporlardır. Kaliteleri enformasyon yeterliliğine olduğu kadar yöneticilerinizin yeteneklerine de bağlıdır.

Kararlarınızı hangi aşamadaki olgulara dayandırarak aldığınız ise şirketinizi ne kadar riske soktuğunuz ile ters orantılı olarak gösterilebilir. Ne kadar az bilirseniz o kadar çok risk alırsınız. Ancak unutulmamalıdır ki önündeki çok fazla ve karmaşık raporlar ve veri setleri ile boğulmuş bir yönetici ile hiç rapor alamayan bir yönetici arasında da çok bir fark yoktur.

Kısacası iyi bir raporlama sistemi, her seviyedeki yöneticinin doğru ve amaca uygun enformasyonlara hızlı ve zahmetsizce ulaşarak yorumlayabileceği ve karar mekanizmasındaki yerini bu bilgi ve kendi aklı, becerileri ile doldurabileceği bir yapıyı destekleyen şirket içi bilgi mimarisidir.

Doğru soruları sorup, doğru cevapları alabilen bir yönetim, amacına ulaşmak için doğru yolu da tayin edebilecektir.

Değişimin hızına ayak uydurabilmenin yani çevik bir işletme olabilmenin en önemli koşullarından biri de bilgi akışını doğruluğunu ve bütünlüğünü kaybetmeden hızlandırmaktır. Bu da ancak doğru dijital araçların seçilmesi ve şirketinizin gereksinimleri doğrultusunda uyarlanması ile olabilecektir.

Hızlanmak için doğru araçlarla çalışın. Verilerin içinde kaybolmayın. Bilime güvenin, sanatı sevin. Sağlıcakla kalın.

Yaşamın içinde kaybettiğimiz hayat nerede?

Bilginin içinde kaybettiğimiz bilgelik nerede?

Enformasyonun içinde kaybettiğimiz bilgi nerede?

Thomas Elliot