Raporlar şirketlerin karar alma mekanizmalarının vazgeçilmez parçaları. Raporların oluşturulmasında ciddi emek ve zaman harcanıyor. Yapılan araştırmalar yöneticilerin zamanlarının ortalama %40ını rapor hazırlayarak geçirdiklerini ortaya koyuyor. Ortalaması %40 ancak iyi kurgulanmış bir bilgi teknolojileri altyapısı olmayan, dijital araçlardan faydalanmayan şirketlerde bu oran, verinin peşinde koşma süreleri de eklendiğinde %60lara ulaşabiliyor. Bu yöneticilerin işin büyük kısmını birimlerinde çalışanlarla da paylaştığı düşünüldüğünde raporlama maliyetlerinin işletmelerin genel giderleri içerisinde ciddi bir pay tutuğu görülüyor. Peki sonuçlardan memnun muyuz? Kararlarımızı destekleyecek yeterlilikte ve doğrulukta raporumuz var mı yoksa gerekli gereksiz doğru yanlış birçok rapor içerisinde boğuluyor muyuz?
Raporlar hakkında zamanlamasından güncellenme sıklığına, kime hitap ettiğinden sunum şekline kadar konuşabileceğimiz onlarca konu var. Oldukça geniş bir yelpaze. Hatta birimimizde tüm bu konuları kapsayan benim bir yönetim danışmanı olarak en çok keyif aldığım proje başlıklarımızdan olan sadece şirketlerin bilgi toplama ve raporlama yapısına odaklanmış ayrı bir danışmanlık hizmet kapsamımız var.
Raporların temel amacı bilgi vermek, gerçeği göstermektir. Olan biteni izlemek, gerçeği öğrenmek, bu gerçekleri kullanarak karar vermek için raporları inceleriz. Raporlardan ilk beklentimiz doğru olmalarıdır.
Doğruluk!
Her incelediğimiz rapor bir kısım sorularımızı cevaplarken yeni sorular da ortaya çıkarabilir. Temel amacımız doğru cevaplara ulaşmaktır. Soru sorup cevaplarını ararken bilginin peşinde yaptığımız bu yolculuk temelde filozofların yaptıklarından çok da farklı bir şey değildir. Hesaplamalardan, matematikten ibaret olan bir konuda bu adam niye felsefe yapıyor diyebilirsiniz. Bakalım bu ilişkiyi biraz derinleştirerek açıklayabilecek miyim?
Felsefe yani philosophy kelimesini ortaya ilk atan kişi Pythagoras yani hepimizin Pisagor adıyla tanıdığı yunan matematikçi ve filozoftur. Matematik ve felsefe aslında yüzyıllar boyu birlikte hareket etmişlerdir. O kadar ki birçoğunuzun bildiği üzere Plato modern eğitim sistemlerinin temellerinin atıldığı Akademia’sının girişine Geometri bilmeyen giremez yazdırmıştır.
Etimolojik olarak bakarsak felsefe yani philosophy yunanca sevgi anlamına gelen philia ve bilgi, bilgelik gibi anlamlara gelen sophia kelimelerinin birleşiminden oluşmuştur. Bilginin ve gerçeğin peşinde koşan filozofların bir kısmının motivasyonu şüpheleridir. Bu felsefi akım şüphecilik, septisizm, skeptisizm gibi isimlerle anılmaktadır. Skepsis yani sorgulama kelimesinden türemiştir. Sorgulamadığımız birşeyin doğru olduğundan emin olamayacağımız yaklaşımı üzerine inşa edilmiştir. Tabii burada olayı rüzgarın soğuk olup olmamasına bile insanın algısının sebep olduğunu iddia eden Protagoras gibi bir sofist şüpheciliğinden bahsetmeyeceğiz. Bizim aradığımız daha metodolojik ve konumuzla alakalı bir şüphecilik.
protagoras “Her şeyin ölçüsü insandır. Her şey bana nasıl görünürse benim için öyledir. Üşüyen için rüzgâr soğuk, üşümeyen için soğuk değildir. Her şey için birbirine tümüyle karşıt iki söz söylenebilir”
Açıkça söylemek gerekirse raporlarımızın doğruluğundan emin olabilmemize faydası olacak bir sorgulama metodu. Metodolojik skeptisizmin diğer adı Kartezyen Skeptisizmdir. Kartezyen dediğimde hepinizin gözünün önünde şöyle bir şey belirdi muhtemelen. Kartezyen koordinat sistemi. Fransız Matematikçi ve Filozof Rene Descartes tarafından bulunmuştur. Kartezyen’in kelime anlamı da zaten Descartes’çıdır. Raporlarınızda kullandığınız grafiklerin temelini oluşturan analitik geometrinin babası işte bu matematikçidir. Hepimizin bildiği Düşünüyorum, öyleyse varım sözünü söyleyen de yine kendisidir.
Ama konumuz analitik geometri değil.
Descartes’ın şüpheciliği onu “Metot üzerine konuşmalar” kitabında bahsettiği birşeyin doğru olup olmadığını anlayabileceği bir metot yaratmaya itmiştir. Bu, 4 basamaklı bir metottur.
- Kesinlik
Birinci basamağı kesinliktir. Kesin olarak doğru olduğuna emin olmadığı herşeyi yoksaymaktadır Descartes. İlk önce kanıtlamalıdır.
2. Analiz
İkinci basamak Analiz basamağıdır. Analiz birşeyin mümkün olan en küçük parçalarına kadar ayrıştırılması anlamını taşımaktadır. Her parça doğru olmadan bütünün doğruluğundan bahsetmek mümkün olmayacaktır
3. Sentez
Bu parçalar sentez adımında birleştirilerek bir bütün haline getirilecektir. Ve daha büyük bir doğrunun ortaya çıkması bu şekilde sağlanacaktır
4. Kontrol
Bütüne ulaşan yoldaki sorgulamaların ve yöntemlerin tamamı bir bütün olmalı, hiçbir hataya yer bırakılmamalıdır.
Bir raporlama sisteminden beklentimiz de temel olarak bu şekilde işlemesi değil midir? Ancak şirketinizdeki her bilgiyi bu şekilde yönetmeye çalıştığınızda muhtemelen sadece ortaya çıkacak raporları incelemek için bile ayrı bir ekip kurmanız gerekecektir. Bizim amacımıza hizmet eden ve bu temeller üzerine oturmuş bir sisteme ihtiyacımız var.
Amaca uygunluk!
İlk aşama amaçlarımızı netleştirmektir. Belirlediğimiz amaçları gerçekleştirmek için neleri bilmemiz gerektiği yani göstergelerimiz ortaya konulmalı,
Göstergeler analiz edilerek onları oluşturacak matematiksel modeller geliştirilmeli,
Modelleri tamamlayacak veriler ortaya konulmalı,
verilerin kaynakları tespit edilmeli
kaynaklardan bilgileri hangi yöntemlerle toplayacağımız ortaya konulmalıdır.
Bu veriler toparlanarak göstergelere, göstergeler raporlara dönüşmeli,
Bu mekanizmayı denetleyecek bir sistem kurulmalıdır.
Bu şekilde yukarıdan aşağıya doğru dizayn edilmiş bir yapıda, aşağıdan yukarıya doğru bilginin akışı sağlanması amaçlanmaktadır. Ama nasıl?
Bilginin Yolculuğu!
Sanat, bilginin ve düşüncenin geniş kitlelere ulaştırılmasında büyük rol oynamıştır. Bilimden ilham almış, çoğu zaman da bilime ilham vermiştir.
28 Mayıs 1934 tarihinde Sadlers wells tiyatrosunda Thomas Elliot’ın The Rock yani kaya isimli eseri sahnelenmekteydi. O akşamki repliklerden birinin son kısmı şu şekildeydi:
Bilginin içinde kaybettiğimiz bilgelik nerede?
Enformasyonun içinde kaybettiğimiz bilgi nerede?
Bilginin içindeki bilgelik, Enformasyonun içindeki bilgi.
Yönetim bilimciler bu tanımın üzerine bir kelimeyi daha ekliyorlar. O da Veri! Ve daha anlaşılır bir hale getirmek için şu şekilde şematize ediyorlar.
Evet bu bir piramit, Bilgi Piramidi. İnsanların binlerce yıldır yükselişin, uyanışın sembolü olarak gördükleri piramit.
Piramidin basamaklarını oluşturan Veri, bilgi, enformasyon ve Bilgelik kelimelerinin İngilizcelerinin kısaltması olan DIKW Piramidi olarak da adlandırılıyor.
Piramidin basamakları verinin en temel haliyle bütünü anlamak anlamında kullanabileceğimiz bilgelik seviyesine ulaşmak için hangi aşamalardan geçmesi gerektiğini anlatıyor.
Veri, gözlem ya da ölçümlerimizin sonucunda ulaştığımız gerçeklerdir. Belirli bir dönemde satılan ürün miktarı raporu, Müşteri bazında satış raporu, günlük üretim miktarı raporu olarak adlandırılan şeyler aslında birer veri setidir.
Bir şeyin rapor olarak adlandırılabilmesi için asgari enformasyon aşamasını tamamlamış olması gerekir. Kısacası veriler doğrulanmış, ayıklanmış, ilişkilendirilerek bir anlam çıkartılmış olmalıdır.
Satılan ürünün dönemlere göre değişiminin ya da üretim miktarı ile olan ilişkisinin örneğin bir tablo ya da grafik oluşturarak gösterilmesi, ya da üretilen miktarların ağırlıkları ile çarpılarak elde edilecek toplam ağırlık enformasyona örnek olarak verilebilir. Kısaca Enformasyon verinin işlenmiş halidir.
Bu seviyedeki raporlar Bilgilendirme Raporları olarak adlandırılır. Dijital dönüşümün temellerini atmış işletmelerde bilgilendirme raporları birileri tarafından sunulmaz ya da hazırlanmaz. Yani işletmenizde birileri bu tarz raporlar hazırlıyorsa çağın hızla gerisinde kalıyorsunuz demektir.
Enformasyonları anladığımız, içselleştirdiğimiz zaman bilgiye ulaşmış oluruz. Bu aşamada yapılan hazırlıklar artık anlam kazanmışlardır.
Bilgelik ise bildiklerimizi yorumladığımız, kararlar aldığımız, uyguladığımız aşamadır.
Bu seviyede oluşturulacak raporlar ise karar merciine analiz edilmiş, yorumlanmış, senaryoları işletilmiş ve neticede uyarılar ve öneriler içeren bir bütün halinde sunulan analitik raporlardır.
Kararlarınızı hangi aşamadaki olgulara dayandırarak aldığınız ise şirketinizi ne kadar riske soktuğunuz ile ters orantılı olarak gösterilebilir. Ne kadar az bilirseniz o kadar çok risk alırsınız.
Bu şemaya zaman boyutunu eklersek Deneyimlediklerimizden yani geçmişten, alacağımız kararlar neticesinde gerçekleştireceğimiz aksiyonlara yani geleceğe doğru bilginin yolculuğunu şematize etmiş olabiliriz.
Ancak bu şemanın piramit şeklinde olmasının yani yukarıya doğru daralarak gitmesinin sebebini de unutmayalım. Gökyüzüne ulaşmak için amacımıza uygun şekilde geliştirdiğimiz modellerle yukarıya çıktıkça görevini tamamlayanları ilgili seviyede bırakarak ilerlememiz gerekiyor.
Bilgeliğe ulaşan bir yönetim, amacına ulaşmak için doğru yolu da tayin edebilecektir.
Bilime güvenin, sanatı sevin, doğru metodlarla çalışın. Verilerin içinde hele ki yanlış verilerin içinde kaybolmayın.
Yaşamın içinde kaybettiğimiz hayat nerede?
Bilginin içinde kaybettiğimiz bilgelik nerede?
Malumatın içinde kaybettiğimiz bilgi nerede?
